Roles y permisos en el restaurante: quién puede hacer qué en el sistema

Imagina un restaurante donde todo el equipo entra con la misma cuenta: nadie tiene que recordar una contraseña propia, y si el mesonero necesita cobrar porque el cajero salió a comprar hielo, lo hace sin pedirle acceso a nadie. El problema aparece después: falta dinero en la caja, aparece una orden anulada que nadie recuerda haber anulado, o cambia un precio del menú y no hay forma de saber quién lo tocó. Sin cuentas separadas, esas preguntas no tienen respuesta.

Eso es lo que resuelven los roles y permisos en el sistema del restaurante: no es una capa de "seguridad informática", es simplemente decidir de antemano quién puede hacer qué, para no tener que investigarlo después.

Rol de software no es lo mismo que puesto de trabajo

En el restaurante, "cajero" o "mesonero" son puestos de trabajo: lo que esa persona hace físicamente en el turno. En el sistema, un rol es otra cosa: el conjunto de permisos que tiene esa cuenta. Los dos no siempre coinciden uno a uno.

Un mesonero, por ejemplo, puede necesitar tomar pedidos y enviarlos a cocina, pero no necesariamente cobrar ni cancelar una orden. Un administrador de turno puede necesitar cobrar y cancelar, pero no tocar la facturación de la cuenta de Frontino del negocio. El punto de partida no es "¿qué título tiene esta persona?", sino "¿qué necesita poder hacer para su turno, ni más ni menos?".

Los roles típicos, por tarea del día a día

Antes de llegar a la matriz, vale la pena separar las tareas que de verdad ocurren en el piso de un restaurante:

• Mesonero: toma el pedido en la mesa y lo envía a cocina.
• Cajero: cobra la cuenta, a veces en dos monedas o con más de un método de pago.
• Administrador o encargado de turno: supervisa el salón, resuelve una anulación o un reclamo, ajusta el plano de mesas si hace falta.
• Propietario: además de lo anterior, decide la configuración del negocio y ve la facturación de su cuenta.

Estas cuatro tareas son la base para pensar en permisos. Lo que sigue es cómo se traducen en cuentas reales del sistema.

La matriz de permisos por rol

En Frontino, cada persona del equipo entra con su propia cuenta —sin compartir contraseñas— y el sistema ofrece tres roles base: Propietario (control total, incluida la facturación), Administrador (opera todo salvo la facturación) y Usuario (registra ventas y consulta, sin cambiar configuración ni equipo). Sobre esa base, el Propietario puede crear roles personalizados con permisos a la medida, algo que se explica en la siguiente sección.

Esto es lo que cada rol base puede hacer en las tareas propias de un restaurante:

• Crear una orden: Propietario, Administrador y Usuario.
• Cobrar una orden: Propietario, Administrador y Usuario.
• Usar la pantalla de cocina: Propietario, Administrador y Usuario.
• Cancelar una orden: solo Propietario y Administrador.
• Editar mesas y zonas (el plano del salón): solo Propietario y Administrador.
• Cambiar la configuración del negocio o gestionar el equipo: solo Propietario y Administrador.
• Ver y gestionar la facturación de la cuenta de Frontino: solo el Propietario.
• Crear roles personalizados a la medida: solo el Propietario.

Dicho de otra forma: el rol Usuario cubre la operación del día a día —tomar el pedido, cobrarlo, trabajar con la pantalla de cocina— pero no toca lo que puede cambiar cómo funciona el negocio o cómo se ve reflejado el dinero (cancelar, editar el salón, tocar la configuración o la facturación).

Ese mismo criterio de "quien no necesita el permiso, no lo tiene" se repite en otras partes del sistema, no solo en el salón: ajustar el inventario, actualizar la tasa de cambio del día o editar una transacción ya registrada también quedan reservados a Propietario y Administrador, mientras que el rol Usuario puede operar (vender, registrar, consultar) sin tocar esos ajustes.

Roles personalizados: ajustar el permiso a la persona real

Los tres roles base no siempre calzan exacto con cómo trabaja tu equipo. Por eso el Propietario puede crear roles personalizados con permisos a la medida. Dos ejemplos documentados, citados aquí solo como ejemplo de lo que se puede armar —no como nombres fijos del sistema—: un cajero que cobra pero no cancela órdenes, o un mesero que toma pedidos y los envía a cocina pero no cobra.

Dos cosas importantes sobre esto:

• Solo el Propietario administra los roles personalizados; un Administrador no puede crear ni editar otros roles.
• "Cajero" o "mesero" en estos ejemplos son etiquetas del rol personalizado que tú armas, no roles predefinidos que vengan así de fábrica.

Qué gana el restaurante con separar accesos (y qué no promete)

Cada persona entra con su propia cuenta y cada transacción queda registrada con quién la creó, sin contraseñas compartidas. Eso da algo muy concreto: cuando algo no cuadra en el cierre, hay un punto de partida real para revisar qué pasó, en vez de una lista de sospechosos.

Vale la pena ser honesto sobre el límite de esto: separar roles y permisos no es lo mismo que eliminar el fraude, y deja de servir para eso si, por comodidad, dos personas terminan compartiendo la misma cuenta.

Antes de armar tu propia matriz

La colaboración en equipo —con estos tres roles base y los roles personalizados— está disponible en los planes Impulso (hasta 10 miembros) y Empresarial (hasta 50). Si operas solo o en pareja por ahora, esto es algo para tener listo cuando el equipo crezca, no algo urgente desde el primer día.

Si tu equipo ya no cabe en una sola cuenta compartida, la sección de funcionalidades de Frontino tiene el detalle de cómo se organizan el equipo, los roles y los permisos: conoce las funcionalidades de Frontino.